個人情報を保管する際の鍵の管理法はどうする？
大事な情報が記載された個人情報の書類を、デスクの上にそのまま置きっぱなしなんて、まずあり得ないですよね。
現代は個人情報の管理に厳しい時代です。
机に書類を積み上げたまま放置している人はいないと思いますが、個人情報がうっかり紛失してしまうリスクは常にありますよね。
単純に自分の不注意で紛失することもあれば、悪意の第三者に盗まれるケースもあります。
個人情報を利用した犯罪もできてしまうので…。
大切なのは、個人情報をどのように管理するのかきちんと定めて関係者全員で共有することです。
複数は分かっていても、誰か一人でもうまく管理できていなければ、個人情報が流出する
恐れがあります。
それでは、大事な個人情報を管理するにはどのようなことに気を付けたらいいのでしょうか。
個人情報を管理する際のポイント・注意点
個人情報を扱っているのであれば、最低限以下に気を付けましょう。
・退出時に個人情報の書類を机の上に置きっぱなしにしない
・情報資産の重要性に応じてラベルを貼って分かりやすくしておく
・保管場所や保管期限を記録しておっく
・最終退出時に施錠の確認をおこなう
また、鍵の管理は管理者の代表を決めておくのも大切です。
複数人が同じ鍵を共有し、必要な時に持ち出す機会があれば、その都度持ち出しの記録をつけておくと、紛失した際も追跡しやすいです。
パソコンで個人情報を管理する
最近は、紙のまま個人情報を管理するより、パソコンでデータ化して保管することが
多いでしょう。
パソコンなら紙と違って場所も取らず、膨大な量の情報を管理できますよね。
しかしセキュリティ対策が低いと、悪意の第三者によってパソコンから多くのデータを
奪われる危険性があります。
そこで、
・バックアップを別のところにとっておく
・パスワード化、暗号化する
といったことが最低限必要です。
第三者が容易にデータにアクセスできないようにしましょうね。